Удаленная работа – один из трендов последних лет, многие сотрудники предпочитают работать из дома, потому что для них важен комфорт и мобильность, а кто-то просто не хочет тратить время на дорогу в офис и обратно.
К сожалению, сейчас перевод сотрудников на дистанционный формат работы актуален не только по этим причинам.
Составили для вас памятку по переводу сотрудников на удаленную работу во время карантина и других непредвиденных обстоятельств.
Поговорите с сотрудниками
Проведите собрание и объясните сотрудникам, почему перевод на удаленную работу – оптимальный способ организации в период неопределенности. Определите, чьи рабочие процессы связаны с посещением офиса, предложите альтернативный вариант. А также проведите беседу с каждый из сотрудников, чтобы определить рабочие задачи на этот период, уточните обязанности, поставьте конкретные цели, помогите с организацией рабочего времени. Объясните сотруднику, что в этот период работа будет оцениваться не по времени, а конечному результату.
Подготовьте HR-отдел и кадровую службу
Если это необходимо в вашей компании, решите вопрос с документальным оформлением, если нет, напомните сотрудникам об NDA.
Решите вопрос с оборудованием и администрированием
Если это возможно, попросите сотрудников работать с личного ноутбука или организуйте доставку рабочих компьютеров, гарнитур и микрофонов. Переведите часть документооборота в электронный формат. Попросите коллег из IT-отдела помочь с установкой необходимого софта и доступами, чтобы не возникло затруднений в дальнейшей работе из дома.
Введите обязательные планерки в онлайне и ежедневную отчетность
Добавьте каждого сотрудника в календарь, отмечайте в нем необходимые встречи, задачи. Также подготовьте с руководителем все необходимое для проведения еженедельных онлайн-планерок или поставьте задачу проводить собрания руководителям отделов для своих сотрудников. Введите простую систему ежедневной отчетности и планирования и назначьте ответственного за проверку. Это поможет вашим сотрудникам организовать свое рабочее время в удаленном формате, а вам упростить контроль над задачами.
Наладьте коммуникацию между отделами и дайте сотрудникам почувствовать себя командой
Уточните, у всех ли есть доступы к корпоративным чатам, создайте общий чат для всех сотрудников и проверьте наличие чатов по отделам и активность в них на период удаленной работы.
Не забывайте о корпоративной рассылке, делитесь в ней успехами компании, полезными советами для сотрудников, устройте мастер-классы в онлайне или подберите полезные вебинары по соответствующим тематикам.
Удаленный формат работы подходит далеко не всем сотрудникам, но иногда это обязательная мера. Если в вашей компании есть возможность решать бизнес-задачи из дома, используйте ее. Вероятно, некоторые процессы будут замедляться во время дистанционной работы, но этом нет ничего страшного, структурируйте, систематизируйте и упрощайте задачи, а также всегда отвечайте на все вопросы и заменяйте критику поддержкой и разъяснением процессов. И не забывайте о плюсах, перевод сотрудника на удаленную работу поможет сократить часть затраты в конкретный период.